Algemene Voorwaarden – Praktijk Elpida (Eva Verween)

Versie: 01/01/2026
Onderneming: Eva Verween – Praktijk Elpida
KBO/BTW: 0743.842.124 (BTW-plichtig)
Adres: Jan De Lichte 24, 9090 Merelbeke-Melle (België)
E-mail: eva.verween@elpida.be
Website: https://www.elpida.be

 

1. Wie wij zijn en wat wij aanbieden

Praktijk Elpida is de onderneming van Eva Verween (“Praktijk Elpida”, “wij”, “ons”). Wij bieden therapeutische en begeleidende diensten aan, waaronder:

• therapie, begeleiding en coaching

• Ericksoniaanse hypnotherapie

• Rewind Technique

• Parallel Solo Ouderschap

• diagnostiek en gespreksmethodieken als klinisch hulpmiddel (bijvoorbeeld MASIC, NICHD)

• re-integratietherapie en contactherstel (op vrijwillige basis en in opdracht van de rechtbank)

• supervisie en aanverwante opdrachten

Daarnaast verzorgen wij opleidingen, lezingen en aanverwante opdrachten, en leveren wij:

• digitale inhoud, bijvoorbeeld e-books, audio-opnames, video’s

• digitale diensten, bijvoorbeeld online zelfhulpprogramma’s en exclusieve blogtoegang

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op al onze activiteiten en overeenkomsten, tenzij in een specifieke schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk iets anders is bepaald.

Door een afspraak te boeken, een traject aan te gaan, een webinar te reserveren of digitale inhoud of diensten te bestellen, verklaar je uitdrukkelijk dat je deze Algemene Voorwaarden hebt gelezen en aanvaard.

 

2. Hoe de overeenkomst tot stand komt en welke regels voorrang hebben

2.1. Manieren om te boeken of te bestellen

Je kan met ons een overeenkomst sluiten:

• via de website, met online betaling

• per e-mail of telefoon, met betaling op factuur of, voor praktijkafspraken, betaling ter plaatse

• voor online sessies via Zoom na voorafgaande online betaling

• in de praktijk, met ondertekening, onder meer bij rechtbanktrajecten en opdrachten voor derden

Op de website plaatsen wij boven de bestelknop de zin:
“Door mijn bestelling te voltooien ga ik een betalingsverplichting aan.”

2.2. Wanneer is er een overeenkomst

Er is een bindende overeenkomst zodra één van de volgende gebeurtenissen zich het eerst voordoet:

• jouw online aankoop of boeking, met aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden en onze schriftelijke bevestiging per e-mail

• jouw aanvraag per e-mail of telefoon die wij per e-mail bevestigen

• jouw opdracht per e-mail of telefoon om werk te starten en onze schriftelijke aanvaarding daarvan

• de feitelijke start van de uitvoering, bijvoorbeeld intake, eerste sessie, opstart collateraal werk of productie van een persoonlijke geluidsopname

Afspraken die wij voor jou inplannen na jouw e-mail of telefoontje en die wij per e-mail bevestigen, brengen ook een overeenkomst tot stand.

2.3. Werk op verzoek via e-mail of telefoon (collateraal werk, opnames, rapporten, overleg)

Onder “werk op verzoek” verstaan we alle prestaties buiten de sessie zelf die jij vraagt of die voortvloeien uit een mandaat, zoals:

• indicatiestelling of screening

• dossierstudie of documentreview

• rapporten, verslagen en attesten

• overleg of rapportering aan derden, zoals zorg, school, werkgever, verzekeraar, justitie

• administratieve afstemming

• voorbereiding, inclusief hypnosescript, en productie van een persoonlijke geluidsopname voor thuisgebruik

We bevestigen de opdracht per e-mail met vermelding van:

• onderwerp of doel

• tariefbasis

• eventueel een tijdsplafond

Tenzij een vaste prijs is afgesproken, rekenen we aan aan het sessietarief per begonnen 15 minuten, zoals verder toegelicht in artikelen 4, 5, 7, 8 en 17. We loggen datum, activiteit en tijd en bezorgen op verzoek een overzicht.

Waar gezondheidsgegevens of derden betrokken zijn, werken we conform deontologie, beroepsgeheim en GDPR, en uitsluitend met jouw toestemming of met een geldige wettelijke basis of mandaat.
Voor digitale inhoud op maat, bijvoorbeeld een persoonlijke audio-opname, gelden aanvullend de regels voor digitale inhoud in artikel 17.

2.4. Overeenkomst op afstand en herroepingsrecht

Wordt de overeenkomst volledig buiten de praktijk gesloten, bijvoorbeeld via website, e-mail, telefoon of bericht, dan is dit een overeenkomst op afstand. Dan gelden de consumentenregels zoals uitgelegd in artikel 17:

• 14 kalenderdagen bedenktijd, met de wettelijke uitzonderingen, bijvoorbeeld bepaalde diensten met vaste datum of periode en bepaalde digitale inhoud zonder drager

• bij vroege start op jouw uitdrukkelijk verzoek kan het herroepingsrecht vervallen voor het volledig uitgevoerde deel

• bij gedeeltelijke uitvoering is een evenredige afrekening mogelijk

• voor digitale inhoud zonder drager kan het herroepingsrecht vervallen vanaf digitale levering als je daar vooraf mee instemt en erkent dat je herroepingsrecht dan vervalt

Rechtbanktrajecten worden in de praktijk besproken en ter plaatse ondertekend. Zij vallen niet onder de regels voor verkoop op afstand.

2.5. Voorrang van documenten

Bestaat voor jouw situatie een specifieke trajectovereenkomst, bijvoorbeeld bij rechtbanktrajecten of opdrachten voor derden, dan heeft die voorrang. Waar die niets regelt, gelden deze Algemene Voorwaarden aanvullend.

Rangorde bij tegenstrijdigheden:

1. de specifieke schriftelijke overeenkomst of opdracht

2. onze offerte of schriftelijke prijsafspraak

3. deze Algemene Voorwaarden

Dwingende consumentenbescherming blijft steeds gelden.

2.6. Derde betaler of mandaat

Een opdracht of betaling kan door een derde gebeuren, bijvoorbeeld mandaatgever, werkgever, verzekeraar. Jij blijft verantwoordelijk voor:

• juiste en volledige informatie

• medewerking

• waar van toepassing, tijdige provisie, zie artikel 8.3

We mogen de juridische basis of het mandaat opvragen vooraleer we informatie delen of rapporteren, zie artikel 11.

2.7. Voortdurende toepasselijkheid

Eens aanvaard, blijven deze Algemene Voorwaarden van toepassing op alle latere afspraken, boekingen, aankopen en opdrachten tussen jou en Praktijk Elpida, ongeacht het kanaal, bijvoorbeeld website, e-mail, telefoon of in de praktijk, tenzij in een latere schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk anders wordt bepaald. Dwingende consumentenbescherming blijft steeds gelden.

 

3. Sessieduren en locaties

Wij werken met vaste sessieduren, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen:

• gratis kennismakinsgesprek (uitsluitend voor nieuwe klanten): 20 minuten (telefonisch of online)

• begeleiding: 0,5u (enkel online), 1 uur (in de praktijk en online), 1,5 uur (in de praktijk en online) en 2 uur in de praktijk

• hypnose en Rewind: 1 uur (tenzij pakket anders bepaalt)

• Parallel Solo Ouderschaptraject: 1 uur of 1,5 uur

• MASIC: 1,5 uur (als sessie of als opdracht, zie artikel 8.2)

• NICHD: 1 uur (als sessie of als opdracht, zie artikel 8.2)

• re-integratie vrijwillig: 1 uur

• re-integratie rechtbank: 1 uur of 1,5 uur

• supervisie: 1,5 uur (zie artikel 8.1)

Sessies vinden plaats:

• in de praktijk: Jan De Lichte 24, 9090 Merelbeke-Melle

• online via Zoom, een beveiligde verbinding

 

4. Indicatiestelling en aanmeldingsscreening, collateraal werk

Om verantwoord te kunnen beslissen of begeleiding aangewezen is, kunnen wij vooraf een indicatiestelling of screening uitvoeren, bijvoorbeeld door:

• stukken door te nemen

• kort overleg te voeren met betrokkenen

Dit betreft collateraal werk en is geen therapie of diagnose.

Wij voeren dit enkel uit na jouw voorafgaande schriftelijke toestemming of een mandaat van de opdrachtgever, met duidelijke afspraken over:

• het tarief, gelijk aan het sessietarief

• afrekening per begonnen 15 minuten

• een maximale tijd, standaard 60 minuten

• het doel van de screening

De bestede tijd blijft verschuldigd, ook wanneer de uitkomst is dat er geen begeleiding wordt opgestart.

In rechtbanktrajecten wordt deze screening, na ondertekening in de praktijk, via de urenbundel verrekend, zie artikel 8.3. In dringende gevallen vóór die ondertekening kan uitzonderlijk een korte afzonderlijke opdracht gebeuren, uitsluitend met voorafgaande toestemming en volgens bovenstaande modaliteiten.

Wordt de overeenkomst op afstand gesloten en wens je dat wij binnen 14 dagen starten, dan gelden de regels van artikel 17. Zonder de vereiste verklaringen kunnen bepaalde collaterale werkzaamheden bij herroeping buiten beschouwing blijven en niet aangerekend worden.

 

5. Tarieven, betaling, facturatie, collateraal werk en rapportering buiten rechtbank

5.1. Prijzen en btw

Onze tarievenpagina op de website is leidend, tenzij een offerte of specifieke overeenkomst iets anders bepaalt. Prijzen worden in euro vermeld.

• voor consumenten communiceren we prijzen inclusief btw

• voor ondernemingen, B2B, communiceren we prijzen exclusief btw en rekenen we btw aan volgens de wet

Kennelijke prijsfouten binden ons niet. Tariefwijzigingen gelden niet retroactief.

5.2. Professionele tarieven voor btw-plichtige klanten

Voor ondernemingen en andere btw-plichtige klanten geldt een professioneel tarief. Het totaalbedrag is gelijk aan de consumentenprijs inclusief btw vermenigvuldigd met 1,20, tenzij anders overeengekomen.

Voor facturatie bepalen we de grondslag exclusief btw, zodat het totaal inclusief btw dit bedrag weerspiegelt. Btw wordt berekend op de volledige grondslag volgens de wet.

Een deel van dit professionele tarief wordt intern aangewend om een sociaal tarief mogelijk te maken. Dit is prijsbeleid, geen schenking. De B2B-opslag geldt niet waar wettelijk vaste tarieven, mandaatvoorwaarden of inkoopregels een opslag uitsluiten.

5.3. Betaalmoment en betaalwijze

Online aankopen en online sessies via Zoom worden vooraf betaald.
In de praktijk kan je betalen met cash, QR-code of betaalterminal. Facturen verzenden wij per e-mail. Wij kunnen een voorschot of volledige vooruitbetaling vragen vooraleer te starten of verder te werken, zeker bij trajecten, collateraal werk en digitale inhoud.

PSO-trajecten via abonnement worden betaald via de gekozen betaalmethode, bijvoorbeeld betaalkaart, in maandelijkse termijnen zolang de abonnementsverplichting loopt, zoals beschreven in artikel 7.2.

5.4. Cadeaubonnen, digitaal, op naam

Cadeaubonnen zijn 12 maanden geldig vanaf aankoop, niet verlengbaar, niet inwisselbaar voor geld en niet overdraagbaar, behoudens het wettelijk herroepingsrecht bij aankoop op afstand door de koper, zie artikel 17.

Elke cadeaubon heeft een unieke code en is gekoppeld aan de naam van de ontvanger. Wij loggen inwisselingen met datum, tijd en account. De code wordt geschorst of geannuleerd zodra de koper rechtsgeldig herroept.

Een bon geldt als gebruikt zodra zij geheel of gedeeltelijk is ingewisseld, bijvoorbeeld voor het vastleggen van een dienst op specifieke datum of voor het ontgrendelen van betaalde digitale inhoud. Bij gedeeltelijke inwisseling blijft het ingeloste deel verschuldigd. Enkel het ongebruikte saldo komt nog in aanmerking voor terugbetaling binnen de herroepingstermijn, zie artikel 17.

Cadeaubonnen die uitsluitend recht geven op een dienst op een specifieke datum of periode kunnen onder een wettelijke uitzondering vallen waardoor geen herroepingsrecht geldt. Aankopen van cadeaubonnen in de praktijk vallen niet onder het herroepingsrecht.

5.5. Collateraal werk, algemeen

Prestaties buiten sessies, zoals overleg met derden, documentreview en voorbereidend werk, rekenen wij aan aan het sessietarief per begonnen 15 minuten. Wij loggen datum, activiteit en tijd. Een overzicht is op verzoek beschikbaar.

5.6. Rapportering buiten rechtbanktrajecten

Formele rapporten en attesten buiten rechtbanktrajecten, onder meer MASIC, NICHD, attesten voor zorgverstrekker, verzekeraar, school of werkgever, worden aangerekend aan het sessietarief per begonnen 15 minuten.

Voor bepaalde sessies kunnen vaste prijzen gelden die afwijken van het sessietarief, zoals vermeld op de tarievenpagina.

5.7. Vragen van derden

We behandelen vragen, overleg of verzoeken om informatie uitsluitend met jouw geïnformeerde toestemming of wanneer er een wettelijke grondslag of mandaat bestaat, bijvoorbeeld rechtbank, justitiehuis.

Dit kan omvatten:

• telefonisch overleg

• e-mailverkeer

• documentreview

• gerichte informatieverstrekking

• opmaak of actualisatie van verslagen of attesten

We beperken ons tot wat noodzakelijk is volgens het need to know principe.

Tarieven:

• binnen rechtbanktrajecten: afboeking uit de urenbundel per begonnen 15 minuten, zie artikel 8.3

• buiten rechtbanktrajecten: sessietarief per begonnen 15 minuten

Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, factureren wij de cliënt. Indien een derde schriftelijk bevestigt de kosten te dragen, factureren wij de derde.

Wij loggen datum, onderwerp of activiteit en bestede tijd. Een overzicht is op verzoek beschikbaar. Bij afwezigheid van toestemming vragen wij de juridische basis, het mandaat en de kostenregeling vooraf schriftelijk te bevestigen.

5.8. Gebruiksrechten pas na volledige betaling

Gebruiksrechten op leveringen, bijvoorbeeld rapporten, therapeutische opnames of digitale inhoud, ontstaan pas na volledige betaling, zie ook artikel 13.

5.9. Opschorting bij betalingsachterstal

Bij betalingsachterstal kunnen wij onze prestaties opschorten en digitale toegang schorsen tot volledige betaling, onverminderd andere rechten.

5.10. Laattijdige betaling door consumenten

Bij achterstal sturen wij eerst kosteloos een eerste herinnering op een duurzame drager, post of e-mail, met:

• het openstaande bedrag

• een betaaltermijn van 14 kalenderdagen zonder bijkomende kosten, bij e-mail loopt deze termijn vanaf de dag na verzending, bij post vanaf de derde werkdag na verzending

• de toepasselijke wettelijke interest en eventuele forfaitaire schadevergoedingen die pas na die termijn kunnen gelden binnen de wettelijke plafonds

• onze contactgegevens

Na die termijn mogen wettelijke interesten en forfaitaire vergoedingen worden toegepast binnen de grenzen van Boek XIX van het Wetboek Economisch Recht. Voor de eerste herinnering worden geen kosten aangerekend.

5.11. B2B facturatie

Tussen ondernemingen geldt, behoudens andersluidende en wettelijk toelaatbare afspraak, een betalingstermijn van 14 kalenderdagen na factuurdatum.

Elektronische facturen gelden als origineel. Factuurprotest gebeurt gemotiveerd en schriftelijk binnen 8 kalenderdagen.

Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege verschuldigd:

• de wettelijke rente voor handelstransacties

• een forfaitaire invorderingskost van 40 euro, aangevuld met redelijke bijkomende invorderingskosten voor zover effectief gemaakt

Wij kunnen prestaties opschorten bij achterstal. Verrekening is enkel mogelijk met onbetwiste vorderingen of na ons schriftelijk akkoord.

5.12. Optionele geluidsopname na hypnose

Heb je een hypnosetraject zonder thuisopname gekozen, dan kan je achteraf alsnog een persoonlijke audio-opname aanvragen op basis van jouw hypnosescript. Voor de productie rekenen wij 1 uur aan het sessietarief, onder meer voor technische opname, editing en kwaliteitscontrole. Levering gebeurt als digitale inhoud via een downloadlink.

Bij aankoop op afstand gelden artikel 17 en de regels voor digitale inhoud. Productiestart binnen 14 dagen kan enkel na jouw toestemming tot onmiddellijke levering en jouw erkenning dat herroeping vervalt bij digitale levering. Herroep je nadat productie al is gestart maar voor levering, dan rekenen wij pro rata aan voor het reeds uitgevoerde deel.

5.13. Tariefwijzigingen en toepassingsmoment, vrije tariefbepaling

Praktijk Elpida kan tarieven en prijsvoorwaarden op elk moment aanpassen op basis van eigen beleidskeuzes en kostenstructuur. Wij zijn niet verplicht een specifieke index, waaronder de gezondheidsindex, te volgen.

De nieuwe tarieven gelden uitsluitend voor:

• nieuwe boekingen, nieuwe overeenkomsten en nieuwe aankopen die worden bevestigd na de publicatie of communicatie van de nieuwe tarieven

• bijkomende prestaties die na die datum worden besteld, bijvoorbeeld bijkomend collateraal werk, bijkomende rapportering of aanvullende digitale inhoud, tenzij schriftelijk anders overeengekomen

Reeds bevestigde afspraken, reeds lopende trajecten met vaste prijs, en reeds voorafbetaalde prestaties blijven onderworpen aan het tarief dat gold op het moment van bevestiging of aankoop, tenzij:

• jij uitdrukkelijk en schriftelijk instemt met een aanpassing, of

• een aanpassing wettelijk verplicht is

Voor digitale diensten met doorlopende duur, indien er uitzonderlijk een prijsaanpassing zou gelden tijdens een lopende toegangstermijn, informeren wij vooraf op een duurzame drager en passen wij toe wat dwingend consumentenrecht vereist, inclusief eventuele rechten op beëindiging of behoud van de vorige voorwaarden voor de lopende termijn waar dat wettelijk geldt.

 

6. Afspraken wijzigen, annuleren en te laat komen

6.1. Wijzigen of annuleren door de cliënt, losse sessies

Dit artikel geldt voor individuele sessies in de praktijk of online, zoals begeleiding, hypnose, PSO-sessies, re-integratie en supervisie, tenzij in een trajectcontract uitdrukkelijk anders is bepaald.

Voor webinars en groepsaanbod met een vaste datum gelden de specifieke bepalingen van artikel 7.3.

Je kan afspraken wijzigen of annuleren per e-mail of telefonisch. Wij bevestigen elke wijziging.

Tot 48 uur vooraf
Tot 48 uur voor de geplande aanvang kan je kosteloos annuleren wat de sessietijd betreft. Bij eerdere online betaling houden wij bij terugstorting 15 euro in om onvermijdbare transactie- en providerkosten te dekken. Dit geldt niet bij een geldige herroeping in de zin van artikel 17.

Minder dan 48 uur vooraf of no-show
Bij annulering minder dan 48 uur vooraf of bij niet-verschijnen zonder tijdige annulering is het volledige sessietarief of de vaste prijs verschuldigd. Er is dan geen terugbetaling, behalve bij aantoonbare overmacht zoals beschreven hieronder.

Te laat komen en redelijkheidsclausule
Bij te late aankomst beoordelen wij onmiddellijk en autonoom of de sessie nog zinvol en verantwoord kan doorgaan. Daarbij houden wij rekening met:

• de resterende tijd tegenover de minimumduur die methodisch noodzakelijk is

• de veiligheid en kwaliteit van de interventie

• de haalbaarheid van de doelstellingen

• de impact op aansluitende afspraken

Indien de sessie volgens onze professionele inschatting niet meer zinvol of verantwoord is, gaat zij niet door en wordt zij volledig aangerekend, behalve bij aantoonbare overmacht.

Indien de sessie nog wel zinvol en verantwoord is, kan zij doorgaan met ingekorte duur. De sessie blijft dan volledig aanrekenbaar, tenzij wij uitdrukkelijk anders bevestigen.

Online sessies, laattijdige start of technische problemen
Kan een online sessie niet tijdig starten of niet worden verdergezet door problemen aan cliëntzijde, bijvoorbeeld toestel, software, internetverbinding of omgeving, dan behandelen wij dit als te laat komen:

• wij beoordelen onmiddellijk en in redelijkheid of de sessie nog zinvol en verantwoord kan doorgaan

• indien dat volgens onze professionele inschatting niet het geval is, gaat de sessie niet door en wordt de sessie volledig aangerekend, behalve bij aantoonbare overmacht

• indien de sessie nog wel zinvol kan doorgaan met een ingekorte duur, blijft de sessie volledig aanrekenbaar, tenzij wij uitdrukkelijk anders bevestigen

Ligt de oorzaak aantoonbaar aan onze kant of is er sprake van een algemene platformstoring, dan verplaatsen wij kosteloos de sessie. Voor het aantonen van overmacht of een algemene storing gelden dezelfde regels als hieronder.

Trajectsessies en pakketten
Voor sessies die deel uitmaken van een traject, bijvoorbeeld een PSO-traject, een hypnosepakket of een rechtbanktraject, geldt dezelfde 48-uursregel. Bij laattijdige annulatie of no-show kan de voor jou gereserveerde tijd worden aangerekend door:

• het afboeken van één sessiecredit of een equivalent uit het traject, en of

• een pro rata factuur van het gereserveerde tijdsblok bij trajecten met vaste pakketprijs of sessies met afwijkende duur

Uitzondering bij overmacht en bewijs
In geval van overmacht kan de laattijdige annuleringskost worden kwijtgescholden of kan de sessie eenmalig kosteloos worden verplaatst, mits tijdige bewijslevering.

Voorbeelden van overmacht zijn:

• plotse ernstige ziekte, ongeval of hospitalisatie

• overlijden in de naaste familie

• onverwachte en aantoonbare noodsituatie die aanwezigheid redelijkerwijs onmogelijk maakt

Bewijslevering:

• medisch: een eenvoudig afwezigheidsattest van arts of ziekenhuis, zonder diagnose

• niet-medisch: objectief bewijs, bijvoorbeeld politie- of verzekeringsattest bij ongeval, attest werkgever of school, bevestiging van provider bij grootschalige internetstoring

Termijn:
Bezorg het bewijs onverwijld en uiterlijk binnen 5 kalenderdagen na de gemiste of geannuleerde afspraak, per e-mail, met vermelding van naam, datum en uur van de afspraak. Zonder tijdige bewijslevering blijft de standaard annuleringsregel van toepassing.

Privacy en bewaring:
Bezorg geen medische details. Wij verwerken en bewaren het bewijs uitsluitend voor dossiervorming en facturatie-afhandeling, en slechts zolang noodzakelijk.

Controle en redelijkheid:
Wij behouden ons het recht voor om de geloofwaardigheid van het aangeleverde bewijs te beoordelen en, waar redelijk, een alternatief bewijsstuk te vragen. Bij herhaaldelijke laattijdige annulaties of no-shows kunnen wij vragen om vooraf te betalen of toekomstige afspraken te herplannen.

6.2. Wederkerigheid en annuleren door ons

Beslissen wij om een begeleiding of traject niet op te starten of te stoppen, dan:

• annuleren wij de geplande sessies

• betalen wij niet-uitgevoerde sessies of trajectdelen terug

Reeds geleverde prestaties, bijvoorbeeld voorbereiding, dossierstudie, op maat geschreven hypnosescript, rapporteringen en ander collateraal werk, blijven verschuldigd en worden afgerekend zoals voorzien in deze voorwaarden.

Terugbetaling gebeurt uiterlijk binnen 14 kalenderdagen, zonder inhouding van betalingsproviderkosten, na aftrek van aantoonbaar geleverde prestaties.

Wij kunnen een begeleiding of traject stopzetten wanneer:

• er sprake is van grensoverschrijdend gedrag

• er onvoldoende therapeutische veiligheid of medewerking is

• onze rol onverenigbaar wordt met de verwachtingen.

We lichten dit zo helder mogelijk toe en verwijzen, waar passend, door.

 

7. Productspecifieke bepalingen

7.1. Hypnose: voorbereiding, doorlooptijd en sessietijd

Voor een hypnosetraject schrijven wij een persoonlijk hypnosescript. Daarvoor rekenen wij de voorbereiding van het script aan als collateraal. We starten dit collateraal werk na betaling van het traject. De sessietijd zelf is inbegrepen in het hypnosepakket (traject) zoals beschreven op de tarievenpagina.

Om kwalitatief te kunnen werken voorzien wij een doorlooptijd van 15 werkdagen, eenentwintig kalenderdagen, te rekenen vanaf:

• voorafbetaling, en

• ontvangst van de volledige intake-informatie, inclusief eventuele vragenlijsten of opdrachten

Plan de eerste sessie pas na deze doorlooptijd. Een vroeger geplande eerste sessie verplaatsen wij kosteloos.

Hypnose bij overeenkomsten op afstand en herroepingsrecht
Wens je bij een op afstand gesloten hypnosetraject binnen 14 dagen te starten, dan kan dat enkel nadat je:

• uitdrukkelijk om een vroege start hebt verzocht, en

• uitdrukkelijk hebt erkend dat je herroepingsrecht eindigt na volledige uitvoering, en dat bij gedeeltelijke uitvoering pro rata wordt afgerekend

Dit wordt bevestigd volgens artikel 17.

Zonder die verklaringen:

• krijg je bij geldige herroeping binnen 14 dagen volledige terugbetaling

• rekenen wij de voorbereiding niet aan

Annuleer je nadat de voorbereiding is afgerond, dan blijft de volledige kost van die voorbereiding verschuldigd voor zover wettelijk toegestaan, omdat dit maatwerk betreft.

Hypnose-trajecten ingepland in de praktijk, geen verkoop op afstand
Voor hypnosetrajecten die in de praktijk worden ingepland en waarbij de betaling gebeurt via factuur, overschrijving, betaling ter plaatse of een andere betaalmethode dan online trajectbetaling, geldt:

• de volledige trajectprijs is verschuldigd en factureerbaar vanaf de bevestiging van de trajectinschrijving en of het vastleggen van de eerste afspraak

• je verwerft hiermee een maatwerktraject met gereserveerde tijdsblokken en voorbereiding, geen bundel losse sessies

• dit betreft geen op afstand gesloten overeenkomst, het wettelijke herroepingsrecht bij afstandsverkopen is hier niet van toepassing

Laattijdige annulatie of het niet opnemen van ingeplande sessies valt onder de annuleringsvoorwaarden van artikel 6, onverminderd dwingend consumentenrecht.

7.2. PSO-trajecten (Parallel Solo Ouderschap) buiten rechtbank

Dit artikel geldt voor PSO-trajecten buiten rechtbank. PSO binnen rechtbanktrajecten valt onder artikel 8.3.

PSO buiten rechtbank wordt uitsluitend aangeboden in de vorm van de twee trajecten met abonnement zoals hieronder beschreven.

7.2.1. Opzet van PSO-begeleiding buiten rechtbank

PSO is een trajectmatige vorm van begeleiding voor ouders, gericht op het creëren van een werkbaar kader van Parallel Solo Ouderschap in het belang van het kind.

Kenmerken:

• PSO is ondersteunend, educatief en structurerend

• PSO biedt geen garantie op een bepaalde juridische uitkomst of een specifiek contactresultaat met het kind

Wij behouden professionele autonomie om de begeleiding bij te sturen in functie van veiligheid, haalbaarheid en het belang van het kind.

7.2.2. PSO-trajecten via abonnement, formules, prijs en sessies

Voor PSO buiten rechtbank bieden wij twee trajecten via abonnement aan:

1. PSO-traject 12 × 1 uur

• 12 individuele PSO-sessies van telkens 1 uur

• op te nemen binnen 15 maanden na de startdatum

• totaalprijs: 15 maandelijkse betalingen van 75 euro via betaalkaart (totaal 1.125 euro), inclusief btw voor consumenten

• andere betalingsopties, bijvoorbeeld betaling per factuur in één schijf of in een beperkt aantal termijnen, zijn mogelijk na voorafgaande schriftelijke aanvraag via eva.verween@elpida.be

1. PSO-traject 8 × 1,5 uur

• 8 individuele PSO-sessies van telkens 1,5 uur

• op te nemen binnen 12 maanden na de startdatum

• totaalprijs: 12 maandelijkse betalingen van 85 euro via betaalkaart (totaal 1.020 euro), inclusief btw voor consumenten

• andere betalingsopties zijn mogelijk na voorafgaande schriftelijke aanvraag via eva.verween@elpida.be

De abonnementsprijs dekt de sessies zoals hierboven beschreven. Collaterale werkzaamheden buiten de sessies, bijvoorbeeld overleg met derden, uitgebreide dossierstudie of bijkomende rapportering buiten wat bij het traject hoort, worden, tenzij op de PSO-informatiepagina uitdrukkelijk anders is vermeld, afzonderlijk aangerekend aan het sessietarief per begonnen 15 minuten, zie artikel 5.5.

7.2.3. Kernvoorwaarden PSO-traject via abonnement en herroeping

De onderstaande regels gelden voor PSO-trajecten via abonnement, naast de algemene bepalingen over herroepingsrecht in artikel 17. Voor zover er een wettelijk herroepingsrecht bestaat bij overeenkomsten op afstand, gelden de wettelijke regels van artikel 17 steeds als ondergrens.

7.2.3.1. Geen vroegtijdige beëindiging in principe

Het PSO-traject via abonnement wordt aangegaan voor de volledige duur en het volledige aantal sessies van de gekozen formule. Het traject kan in principe niet vroegtijdig worden beëindigd, tenzij:

• de wettelijke herroepingstermijn van 14 dagen nog loopt en je geldig herroept volgens artikel 17 en artikel 7.2.3.4, of

• wij en jij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen, waarbij de hieronder beschreven regels als uitgangspunt gelden

7.2.3.2. Annuleren van het traject vóór start (buiten herroepingsrecht)

Deze paragraaf geldt in de gevallen waarin geen wettelijk herroepingsrecht (meer) bestaat, bijvoorbeeld omdat:

• de overeenkomst niet op afstand is gesloten, of

• de termijn van 14 kalenderdagen is verstreken

“Vóór start” betekent:

• er heeft nog geen eerste PSO-sessie plaatsgevonden, en

• er zijn nog geen PSO-specifieke thuisopdrachten verstuurd

In dat geval geldt:

• annuleren van het traject vóór start: 50 procent van de totaalprijs van het gekozen traject is verschuldigd

Bij gespreide betaling via termijnen: 50 procent van de totaalprijs wordt alsnog gefactureerd of geïnd.
Bij eenmalige betaling per factuur:

• is de factuur al betaald, dan wordt 50 procent terugbetaald

• is ze nog niet betaald, dan wordt een factuur voor 50 procent van de totaalprijs opgemaakt

Eventuele voorbereidende werkzaamheden kunnen bij overeenkomsten op afstand binnen de herroepingstermijn pro rata worden aangerekend volgens artikel 17.

7.2.3.3. Annuleren van het traject na start (buiten herroepingsrecht)

Na de start van het traject en buiten de wettelijke herroepingstermijn geldt:

• annuleren na start kan nog, maar er is geen terugbetaling van reeds betaalde termijnen

• alle nog openstaande termijnen blijven volledig verschuldigd en invorderbaar

Start van het traject betekent hier:

• de eerste gevolgde PSO-sessie, of

• het ontvangen van PSO-specifieke thuisopdrachten of werkbladen,
  wat zich het eerst voordoet.

Annuleren of verplaatsen van afzonderlijke sessies binnen een lopend PSO-traject valt onder de regeling van artikel 6, onverminderd de abonnementsverplichting voor de totaalprijs van het traject.

7.2.3.4. Startdatum, doorlooptijd en herroepingsrecht

De startdatum van het PSO-traject via abonnement is:

• de datum die jij kiest bij online betaling, of

• de datum van de eerste factuur bij betaling per factuur

Doorlooptijd:

• voor het traject 12 × 1 uur: de 12 sessies moeten binnen 15 maanden na de startdatum worden gevolgd

• voor het traject 8 × 1,5 uur: de 8 sessies moeten binnen 12 maanden na de startdatum worden gevolgd

Niet-opgenomen sessies binnen de toepasselijke termijn komen niet voor terugbetaling in aanmerking. Bij overschrijding van de termijn mag Praktijk Elpida de overeenkomst ontbinden, zonder terugbetaling van reeds betaalde termijnen.

Overeenkomsten op afstand en onmiddellijke uitvoering binnen de bedenktijd
Wanneer het PSO-traject via abonnement als overeenkomst op afstand wordt afgesloten, heb je in principe een herroepingstermijn van 14 kalenderdagen vanaf contractsluiting, zie artikel 17.

Je kan:

• geen vroege start vragen, of

• uitdrukkelijk vragen om het PSO-traject onmiddellijk te laten starten binnen de 14-dagenbedenktijd

Bij een uitdrukkelijk verzoek om onmiddellijke uitvoering binnen de bedenktijd:

• je vraagt expliciet om onmiddellijke start binnen de bedenktijd

• je erkent dat bij herroeping binnen 14 dagen het reeds geleverde deel pro rata wordt aangerekend, bijvoorbeeld intake en planning, voorbereiding en dossierwerk, verzonden thuisopdrachten, reeds gevolgde sessies

• zodra de dienst of een duidelijk afgebakende fase volledig is uitgevoerd binnen de bedenktijd op jouw verzoek, vervalt het herroepingsrecht voor die dienst of fase

• je ontvangt van dit verzoek en deze erkenning een bevestiging per e-mail, als duurzame drager

7.2.4. Einde van PSO-traject of begeleiding

Een PSO-traject of PSO-begeleiding eindigt wanneer:

• jij aangeeft te willen stoppen, met inachtneming van de regels over herroeping en vroegtijdige beëindiging in dit artikel en artikel 17, of

• wij, vanuit professionele autonomie, oordelen dat verdere PSO in deze vorm niet zinvol, niet veilig of niet verantwoord is

Reeds geleverde sessies en collateraal werk blijven in alle gevallen verschuldigd. Er is geen recht op terugbetaling van reeds geleverde prestaties.

7.3. Webinars, lessen, info-avonden, workshops en ander groepsaanbod (B2C)

7.3.1. Toepassingsgebied

Dit artikel geldt voor alle groepsactiviteiten met een vaste datum of periode die door Praktijk Elpida rechtstreeks aan consumenten worden aangeboden, waaronder:

• webinars en online groepssessies

• online lessen, thematische info-avonden en Q&A-momenten

• kortdurende online trainingen of masterclasses

• groepsactiviteiten op locatie, zoals info-avonden, lezingen of workshops, die niet onder artikel 8.4 vallen

Deze activiteiten zijn educatief, ondersteunend en oriënterend en vormen geen individuele therapie.
Voor B2B-opdrachten, zoals opleidingen, lezingen of studiedagen op aanvraag van organisaties, geldt artikel 8.4.

7.3.2. Inschrijving, persoonlijke deelname en betaling

Inschrijven gebeurt via de website, een online inschrijfformulier of per e-mail. Een inschrijving is pas definitief na betaling van het volledige inschrijvingsbedrag binnen de aangegeven termijn.

Door een ticket te kopen ga je een betalingsverplichting aan voor het volledige bedrag.

Tickets zijn persoonlijk. Elke deelnemer schrijft individueel in. Deelname geeft recht op gebruik door één persoon op één scherm of toestel.

Wil je jouw plaats doorgeven aan iemand anders, dan kan dit alleen na onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Je mailt daarvoor naar eva.verween@elpida.be.

Wij kunnen verschillende tickettypes aanbieden, bijvoorbeeld standaard, premium, solidarity of verlaagd tarief. De concrete inhoud per tickettype, zoals toegang tot opnames, werkbladen en extra begeleiding, staat vermeld op de inschrijfpagina en is bindend voor de betreffende editie.

Bij betalingsachterstal kunnen wij de inschrijving annuleren of toegang weigeren, onverminderd het recht op betaling voor reeds geleverde prestaties.

7.3.3. Annulering door de deelnemer, eendaagse webinars en eenmalige sessies

Onverminderd artikel 9 (overmacht) en artikel 17 (herroepingsrecht waar van toepassing) geldt:

• annulering tot 14 kalenderdagen voor de geplande datum: 100 procent terugbetaling van het inschrijvingsbedrag, verminderd met een administratiekost van 10 procent, minimum 10 euro

• annulering tussen 14 en 7 kalenderdagen voor de geplande datum: geen terugbetaling in geld, je ontvangt een waardebon ter waarde van 100 procent van het inschrijvingsbedrag, 12 maanden geldig op andere webinars, online programma’s of individuele sessies

• annulering vanaf 7 kalenderdagen voor de geplande datum of niet-deelname zonder tijdige annulering: geen terugbetaling en geen waardebon

Vooraf toegestuurde extra materialen
Wanneer bij een aanbod uitdrukkelijk vermeld staat dat er voorafgaand aan het live-moment extra, betalend cursusmateriaal, uitgebreide werkboeken of andere digitale inhoud wordt toegestuurd die ook los van het live-moment substantieel bruikbaar is, geldt aanvullend:

• is dat extra materiaal al verzonden of vrijgegeven op het moment van jouw annulering, dan is geen terugbetaling in geld meer mogelijk

• wij kunnen dan naar eigen keuze een waardebon aanbieden of de annulering enkel toelaten als omboeking naar een ander moment of product binnen een redelijke termijn

Dit wordt per concreet aanbod duidelijk gemaakt op de inschrijfpagina.

Solidarity-tickets en sterk gereduceerde tarieven
Solidarity-tickets en andere sterk gereduceerde tarieven:

• zijn in principe niet restitueerbaar in geld

• kunnen niet worden omgeboekt, tenzij wij dit uitdrukkelijk toestaan

• geven standaard alleen recht op live deelname, zonder opnames of extra’s, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld

Wij kunnen uitzonderlijk toestaan dat de deelnemer zijn plaats overdraagt aan een andere persoon, op voorwaarde dat dit vooraf en schriftelijk wordt aangevraagd.

7.3.4. Annulering door de deelnemer, meerdaagse reeksen

Meerdaagse reeksen, bijvoorbeeld een traject van drie webinars of lessen, worden contractueel beschouwd als één traject en één product. Het inschrijvingsbedrag heeft betrekking op het geheel van de reeks.

Onverminderd artikel 9 en 17 geldt het volgende vrijwillige annulatiebeleid:

• annulering tot 14 kalenderdagen voor de startdatum van de eerste sessie: 100 procent terugbetaling, verminderd met 10 procent administratiekost, minimum 10 euro

• annulering tussen 14 en 7 kalenderdagen voor de startdatum: geen terugbetaling in geld, je ontvangt een waardebon van 100 procent, 12 maanden geldig

• annulering vanaf 7 kalenderdagen voor de startdatum of nadat de reeks is gestart: geen terugbetaling meer, ook niet gedeeltelijk voor resterende sessies, je behoudt toegang tot de opnames, werkbladen en eventuele extra’s die bij jouw tickettype horen

Niet-deelname aan één of meerdere sessies, om welke reden dan ook, geeft geen recht op volledige of gedeeltelijke terugbetaling of bijkomende compensatie, zolang Praktijk Elpida het traject zoals voorzien aanbiedt.

Vooraf toegestuurde extra materialen in reeksen
Wanneer bij een meerdaagse reeks uitdrukkelijk vermeld staat dat er voorafgaand aan de start of tussen de sessies door uitgebreide werkboeken, formats of andere digitale inhoud wordt toegestuurd die ook los substantieel bruikbaar zijn, geldt:

• zodra dat extra materiaal voor jou is vrijgegeven of verstuurd, is geen terugbetaling in geld meer mogelijk

• bij annulering kunnen wij naar eigen keuze een waardebon of omboeking aanbieden, in lijn met de productinformatie

De deelnemer kan, na voorafgaande schriftelijke toestemming van Praktijk Elpida, zijn plaats voor de resterende live-sessies doorgeven aan een andere ouder. De oorspronkelijke deelnemer blijft aansprakelijk voor de betaling.

7.3.5. Niet-deelname, opnames en digitale materialen

Afwezigheid of niet-deelname door de deelnemer, ongeacht de reden, is een eigen keuze en verantwoordelijkheid.

Indien het aanbod voorziet in een opname of in digitale materialen, bijvoorbeeld werkbladen, slides, audio of video, blijft de deelnemer hierop toegang behouden gedurende de termijn die in het aanbod is vermeld. Deze toegang maakt deel uit van de geleverde dienst en geeft geen bijkomend recht op terugbetaling.

Opnames en materialen zijn uitsluitend voor persoonlijk gebruik van de deelnemer. Herpublicatie, doorsturen of delen met derden is niet toegestaan zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, zie artikel 13.

7.3.6. Herroepingsrecht bij diensten met vaste datum

Webinars, info-avonden, workshops en andere groepsactiviteiten met een vaste datum of periode vallen in de regel onder de wettelijke categorie “diensten met betrekking tot vrijetijdsbesteding” wanneer in de overeenkomst een bepaalde datum of periode van uitvoering is voorzien. Voor deze categorie kan de wet bepalen dat geen herroepingsrecht geldt.

Waar deze uitzondering van toepassing is, geldt er geen automatisch wettelijk herroepingsrecht. Wij hanteren dan het hierboven beschreven vrijwillige annulatiebeleid als klantvriendelijke regeling.

Voor zover en wanneer er toch een herroepingsrecht zou gelden, zijn de bepalingen van artikel 17 van toepassing. Bij tegenstrijdigheid geniet de deelnemer nooit minder bescherming dan wettelijk verplicht, maar kan ons vrijwillig beleid bijkomende rechten of gunstigere modaliteiten geven.

7.3.7. Annulering of wijziging door Praktijk Elpida

Wij behouden ons het recht voor om een webinar, les, info-avond, workshop of traject te annuleren of te verplaatsen bij:

• overmacht

• ziekte

• technische problemen

• onvoldoende inschrijvingen

• andere zwaarwichtige redenen

Bij volledige annulering voor de start heeft de deelnemer recht op:

• volledige terugbetaling van het reeds betaalde inschrijvingsgeld, of

• kosteloze omzetting naar een nieuwe datum of een gelijkwaardig product, in overleg

Bij gedeeltelijke annulering van een meerdaags traject:

• voorzien we in eerste instantie een inhaal- of vervangmoment

• indien dat redelijkerwijs niet mogelijk is, volgt een passende gedeeltelijke terugbetaling of waardebon in verhouding tot het niet-geleverde deel

Artikel 9 over overmacht is volledig van toepassing.

7.3.8. Technische vereisten en verantwoordelijkheid deelnemer

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor:

• een geschikte internetverbinding

• een degelijk toestel, bijvoorbeeld pc, tablet, smartphone

• basisvaardigheden om met het webinar of het gekozen platform te werken

Technische problemen langs de kant van de deelnemer geven geen automatisch recht op terugbetaling. Wij bekijken in redelijkheid of een opname of beperkt alternatief mogelijk is. Enkel wanneer er sprake is van een fout aan onze zijde of bij de gebruikte softwareleverancier, kan een passende compensatie worden voorzien, in lijn met artikel 14.

7.3.9. Specifieke wisselregeling feestdagenwebinar en 3-delige reeks

Voor de combinatie van:

• het feestdagenwebinar voor ouders en grootouders met gedeeltelijk contactverlies of contactbreuk, en

• de 3-delige reeks voor ouders met contactverlies die op afstand in beeld willen blijven,
  geldt aanvullend, zolang beide trajecten in hetzelfde seizoen parallel worden aangeboden:

• tot 7 kalenderdagen voor het eerst ingeplande webinar kan je éénmalig overschakelen van het feestdagenwebinar naar de 3-delige reeks, je betaalt alleen het prijsverschil bij

• tot 7 kalenderdagen voor de eerste sessie van de 3-delige reeks kan je éénmalig overschakelen van de 3-delige reeks naar het feestdagenwebinar, het verschil in prijs wordt niet terugbetaald, maar blijft 3 maanden geldig als krediet voor een online hypnoseprogramma of een online of praktijk sessie

Na deze termijn, of zodra het betrokken webinar of de reeks gestart is, is overschakelen niet meer mogelijk. Voor toekomstige edities kan een aangepaste regeling gelden, zoals op de inschrijfpagina vermeld.

 

8. Diensten in opdracht van derden en B2B

8.1. Supervisie

8.1.1. Doel en toepassingsgebied

Dit artikel geldt voor individuele of teamgerichte supervisie aan collega-professionals, onder meer hulpverleners, therapeuten, advocaten, justitie-actoren en aanverwante beroepsgroepen, binnen onze expertisedomeinen, onder andere trauma, hypnose en Rewind, PSO, contactherstel, MASIC- of NICHD-gerelateerde casuïstiek.

Supervisie beoogt deskundigheidsbevordering en reflectie. Zij is geen behandeling van cliënten, geen forensische evaluatie en houdt geen overname van casusverantwoordelijkheid in.

8.1.2. Aanvraag en bevestiging

Supervisie wordt aangevraagd via e-mail op eva.verween@elpida.be. De opdracht komt tot stand na onze schriftelijke bevestiging met onderwerp of doel en praktische modaliteiten, in lijn met artikel 2.

8.1.3. Duur en vorm

Een standaard supervisie duurt 1,5 uur. Afwijkende duur of trajecten zijn mogelijk in onderling overleg. Supervisie kan plaatsvinden online via Zoom of in de praktijk.

8.1.4. Tarief en facturatie

Het tarief bedraagt 100 euro per uur inclusief btw, betaling via factuur. Voor supervisie is artikel 5.2, de B2B-opslag, niet van toepassing. Btw wordt gefactureerd volgens de wettelijke regels.

8.1.5. Voorbereiding en documentreview

Voorbereidend werk, bijvoorbeeld dossierextracten, nota’s of juridische stukken, wordt aangerekend aan 100 euro per uur inclusief btw, per begonnen 15 minuten. We registreren datum, activiteit en tijd en bezorgen op verzoek een overzicht.

8.1.6. Annuleren of verplaatsen

De regeling van artikel 6 over annuleren, verplaatsen, te laat komen en no-show is van toepassing. Bij laattijdige annulatie of no-show wordt de gereserveerde tijd aangerekend.

8.1.7. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

De supervisee waarborgt anonimisering van cliëntgegevens en deelt geen identificeerbare persoonsgegevens zonder geldige rechtsgrond en voorafgaande toestemming indien vereist. Wij behandelen gedeelde informatie vertrouwelijk en conform artikel 11. Opnames van supervisies zijn enkel toegestaan na onze uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en uitsluitend voor intern gebruik.

8.1.8. Aard en grenzen van de supervisie

Inhoudelijke keuzes en verantwoordelijkheid voor de casus blijven bij de supervisee en diens organisatie. Onze inbreng is adviserend en reflectief, een middelenverbintenis, zie artikel 14. Wij verstrekken geen forensisch oordeel en nemen geen behandel- of besluitvormingsverantwoordelijkheid over.

8.1.9. Attestering

Op verzoek kan een attest van deelname of een urenstaat voor permanente vorming of supervisie worden bezorgd, voor zover verantwoord door de geleverde prestaties.

8.2. MASIC- en NICHD-interviews, rol als technisch adviseur of begeleider, rapportering aan de aansteller

8.2.1. Opdracht door derden, rolafbakening

Praktijk Elpida kan door professionals en instanties worden gevraagd om:

• een MASIC-interview af te nemen bij één of beide ouders, en of

• een NICHD-interview af te nemen bij kinderen en jongeren,
  waarbij het verslag wordt bezorgd aan de partij die Praktijk Elpida daarvoor aanstelt, bijvoorbeeld een gerechtsdeskundige, advocaat, organisatie of andere professional.

In die context werken wij als technisch adviseur of begeleider. Dat betekent:

• wij leveren een methodisch onderbouwde gespreksafname en verslaggeving binnen de afgesproken scope

• wij nemen geen beslissings- of evaluatieverantwoordelijkheid over die bij de aansteller hoort

• wij geven geen uitspraak over schuld, gelijk, gezag of juridische kwalificaties, tenzij de opdracht uitdrukkelijk en rechtsgeldig anders bepaalt

De precieze scope, doelgroep, rapportagevorm, adressaat en termijnen worden schriftelijk vastgelegd in een opdrachtbevestiging (artikel 2.5).

8.2.2. Rapportering en ontvanger van het verslag

Het verslag van een MASIC- of NICHD-opdracht in mandaat gaat naar de aansteller en uitsluitend naar die aansteller, tenzij:

• de opdrachtbevestiging meerdere ontvangers vermeldt, en

• er een geldige rechtsgrond bestaat voor die informatieoverdracht (toestemming, mandaat of wettelijke basis), zie artikel 11

De aansteller bepaalt vervolgens hoe het verslag binnen zijn of haar mandaat wordt gebruikt en gedeeld.

8.2.3. Toestemming, ouderlijk gezag en aanwezigheid

Bij interviews met minderjarigen geldt artikel 16. Wij kunnen bijkomende bewijsstukken of schriftelijke toestemmingen vragen vooraleer het interview plaatsvindt, afhankelijk van het mandaat, de leeftijd, de context en de veiligheidsinschatting.

8.2.4. Tarief en afrekening

Tenzij een vaste prijs is afgesproken, worden MASIC- en NICHD-opdrachten gefactureerd per begonnen 15 minuten aan het overeengekomen tarief in de opdrachtbevestiging. Dit omvat onder meer:

• voorbereiding en documentreview

• interviewafname

• verslaggeving en kwaliteitscontrole

• noodzakelijk overleg binnen het mandaat

8.2.5. MASIC of NICHD als therapeutisch hulpmiddel wanneer één ouder of één cliënt komt

Wanneer één ouder, zonder mandaat van een derde en zonder opdracht tot verslaggeving aan derden, bij Praktijk Elpida komt en er wordt gewerkt met MASIC- of NICHD-elementen, dan gebeurt dit uitsluitend als therapeutisch hulpmiddel binnen een begeleidingskader. In dat geval geldt:

• er wordt geen “forensisch” MASIC- of NICHD-verslag opgesteld voor derden

• er wordt geen rapportering bezorgd aan de andere ouder enkel omdat die ouder een ouder is

• vertrouwelijkheid en beroepsgeheim gelden zoals in artikel 11

Indien de cliënt expliciet vraagt om een verslag voor een derde, dan kan dit enkel na:

• een duidelijke schriftelijke opdracht tot rapportering, en

• een geldige rechtsgrond en scope-afbakening, zoals in artikelen 2.3, 5.7, 8.2.1 en 11

8.3. Trajecten met provisie, urenbundels (rechtbanktrajecten)

8.3.1. Werkwijze en afrekening

In gerechtelijke contactherstel- of re-integratietrajecten werken wij met voorafbetaalde urenbundels, provisies. Hieruit boeken wij zowel:

• sessietijd, en

• collateraal werk, bijvoorbeeld voorbereiding, dossierstudie, indicatiestelling, verslaggeving aan justitie of advocaten, noodzakelijk overleg, administratieve afstemming
  af per begonnen 15 minuten.

Wij houden een gedetailleerd overzicht bij met datum, activiteit, tijd en saldo. Dit overzicht wordt driemaandelijks of op verzoek bezorgd.

8.3.2. Minimumsaldo en pauzering

Wanneer het saldo 3 uur of minder bedraagt, vragen wij de bundel aan te vullen. Zolang er onvoldoende provisie is, kunnen sessies en rapportering worden gepauzeerd.

8.3.3. Beëindigen bij saldo lager dan 3 uur

Wil je eindigen terwijl het saldo minder dan 3 uur bedraagt, dan vragen wij eerst bijstorting tot 3 uur. Vervolgens boeken wij alleen de werkelijk bestede tijd voor afronding en rapportage af. Eventueel restsaldo blijft beschikbaar binnen de geldigheidsduur.

8.3.4. Annuleren, te laat of no-show

Annuleringen minder dan 48 uur voor aanvang of no-shows worden afgeboekt aan de geplande sessieduur. Meer dan 15 minuten te laat komen kan leiden tot afboeking van de volledige sessieduur.

Te laat komen wordt beoordeeld volgens dezelfde redelijkheidsclausule als in artikel 6. Is de sessie volgens onze professionele inschatting niet meer zinvol of verantwoord, dan gaat zij niet door en wordt de volledige geplande sessieduur afgeboekt, behalve bij aantoonbare overmacht conform artikel 6. Indien de sessie nog zinvol kan doorgaan met ingekorte duur, blijft de volledige geplande sessieduur afboekbaar, tenzij wij uitdrukkelijk anders bevestigen.

8.3.5. Rapportering

Rapportering binnen rechtbanktrajecten wordt uitsluitend via de urenbundel verrekend.

8.3.6. Betaler en verantwoordelijkheid

De bundel kan worden betaald door jou of door een derde, bijvoorbeeld mandaatgever. Jij blijft verantwoordelijk voor tijdige provisie, medewerking en het naleven van het trajectcontract.

8.3.7. Geldigheid, overdraagbaarheid en restkrediet

Bundels zijn 12 maanden geldig, tenzij de rechtbank anders bepaalt. Resturen blijven binnen die periode als krediet beschikbaar en zijn niet overdraagbaar.

8.3.8. Terugbetaling restkrediet, uitzonderlijk

Restkrediet is in principe niet terugbetaalbaar. Uitzonderingen:

• wij beëindigen de samenwerking zonder jouw fout

• het mandaat wordt door de rechtbank of mandaatgever ingetrokken of beëindigd zonder jouw fout

• dwingend recht verplicht tot terugbetaling

In deze gevallen betalen wij binnen 14 kalenderdagen terug, onder aftrek van reeds geleverde prestaties en verrekende kosten conform deze voorwaarden.

8.3.9. Stopzetten in rechtbanktrajecten

In trajecten met rechtbank kan je niet eenzijdig stopzetten. Beëindiging of schorsing kan enkel met schriftelijk akkoord van de mandaatgever, bijvoorbeeld justitiehuis of rechtbank, of op gerechtelijk bevel.

Wij kunnen de samenwerking pauzeren of stopzetten bij:

• onvoldoende provisie

• niet-medewerking

• grensoverschrijdend gedrag

De mandaatgever wordt hiervan geïnformeerd.

Eenzijdige stopzetting of niet-meewerken door een cliënt
Indien een cliënt eenzijdig stopt, niet meer verschijnt of niet langer meewerkt aan het traject, blijft het reeds betaalde krediet in de urenbundel in principe niet terugbetaalbaar.

Geplande sessies die laattijdig worden geannuleerd of waarvoor de cliënt niet verschijnt, worden afgeboekt conform artikel 8.3.4.

Praktijk Elpida kan de uitvoering opschorten of het traject administratief afsluiten wanneer verdere uitvoering onmogelijk is door gebrek aan medewerking.

In dat geval kan Praktijk Elpida het resterende krediet aanwenden voor noodzakelijke afrondingshandelingen, waaronder verslaggeving aan de mandaatgever, dossieradministratie en eindrapportering.

Indien het resterende saldo onvoldoende is voor deze afronding, kan een bijkomende provisie worden gevraagd conform artikel 8.3.3.

8.3.10. Rewind en andere diensten met vaste prijs

Voor bepaalde diensten kan een vast tarief gelden. De sessietijd wordt in dat geval van de urenbundel afgeboekt. Indien de vaste prijs hoger ligt dan de waarde van de afgeboekte tijd, kan een toeslag worden aangerekend.

Formule:

• bundelwaarde per uur = totaal betaalde bundelprijs gedeeld door het totaal aantal bundeluren

• toeslag = vaste prijs min afgeboekte tijd in uren maal bundelwaarde per uur

Is het resultaat kleiner dan of gelijk aan nul, dan wordt geen toeslag aangerekend.

Bij annulatie voor uitvoering of bij herroeping zonder uitvoering, voor zover wettelijk van toepassing, wordt de vaste prijscomponent niet aangerekend. Eventueel reeds geleverd collateraal werk kan, voor zover wettelijk toegestaan, pro rata worden verrekend.

8.3.11. Geen herroeping op afstand

Rechtbanktrajecten worden in de praktijk afgesloten en vallen niet onder het herroepingsrecht voor overeenkomsten op afstand, zie artikel 17.

8.4. Opleidingen, lezingen en workshops voor derden, B2B

Dit artikel geldt voor activiteiten op aanvraag van derden, bijvoorbeeld organisaties, scholen, overheden, zorg- en welzijnsinstellingen, bedrijven, zoals opleidingen, lezingen, workshops, studiedagen en incompany-trajecten. Deze opdrachten vallen doorgaans onder B2B-voorwaarden, zie artikel 5, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Offerte, scope en planning
Vooraf stemmen we af:

• doelstelling

• doelgroep

• inhoud

• duur, dagdeel of dag

• taal

• datum of data

• tijdsvenster

• locatie, on- of off-site

• gewenste output, bijvoorbeeld slides, hand-outs, certificaat van deelname

Onze schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging beschrijft de scope en bevat de modaliteiten rond honorarium, voorbereiding, reis- en materiaalkosten, opname- en gebruiksrechten, annulatie en facturatie. Wijzigingen na bevestiging kunnen een meerprijs meebrengen.

Honorarium, voorbereiding en kosten
Dag- of dagdeeltarieven worden exclusief btw geoffreerd. Voorbereiding of maatwerk, onder meer inhoudelijke afstemming, programmascript, casuïstiekverwerking, opmaak didactisch materiaal, wordt, tenzij forfaitair inbegrepen, aangerekend als collateraal per begonnen 15 minuten.

Verplaatsingskosten, reistijdvergoeding en parkeerkosten of tol worden vooraf gecommuniceerd en doorgefactureerd.

Facturatie, voorschot en betaling
Tenzij anders overeengekomen:

• voorschot betaalbaar bij bevestiging

• saldo binnen 14 kalenderdagen na uitvoering

B2B-betalingen volgen artikel 5.11. Elektronische facturen gelden als origineel. Bij laattijdige betaling zijn de wettelijke rente voor handelstransacties en een forfaitaire invorderingskost van 40 euro verschuldigd, aangevuld met redelijke bijkomende invorderingskosten indien effectief gemaakt.

Annuleren of verplaatsen door opdrachtgever
Annuleren leidt tot vergoedingen zoals in de offerte bepaald, vermeerderd met niet-recupereerbare externe kosten en reeds geleverde voorbereiding. Een verplaatsing binnen deze termijnen geldt als annulatie, tenzij onmiddellijk een nieuwe datum binnen een redelijke termijn wordt vastgelegd. In dat geval rekenen wij enkel eventuele extra voorbereiding of verplaatsingskosten aan.

Annuleren of verplaatsen door ons
Bij overmacht of ziekte, zie artikel 9, plannen wij kosteloos een nieuwe datum in. Indien verplaatsen redelijkerwijs niet kan, restitueren wij het reeds betaalde honorarium voor het niet uitgevoerde deel binnen 14 dagen. Reeds geleverde voorbereiding en niet-recupereerbare externe kosten blijven verschuldigd voor zover wettelijk toegestaan en in wederkerigheid.

Intellectuele eigendom, hand-outs en opnames
Alle opleidingsmaterialen blijven ons intellectueel eigendom, zie artikel 13. De opdrachtgever krijgt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor intern gebruik binnen de eigen organisatie. Herpublicatie, doorzenden of commercieel gebruik is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Audio-, video- of livestreamopnames zijn alleen toegestaan na schriftelijke toestemming en kunnen een licentievergoeding meebrengen. Wij mogen technische en organisatorische beschermingsmaatregelen inzetten.

Naam- en logogebruik, beeldmateriaal
Gebruik van elkaars naam en logo in communicatie gebeurt na voorafgaand overleg. Foto- of videoregistraties door de opdrachtgever van deelnemers of spreker vereisen een geldige juridische basis, bijvoorbeeld toestemming, en onze voorafgaande toestemming. Publicatie op open kanalen is zonder die toestemming niet toegestaan.

Deelnemersaantallen, veiligheid en locatie
We spreken een maximaal aantal deelnemers af in functie van didactische kwaliteit en veiligheid. De opdrachtgever staat in voor een veilige, toegankelijke locatie conform geldende brandveiligheids- en welzijnsvoorschriften, en voor goed werkend audiovisueel materiaal en internet.

Indien omstandigheden niet veilig of didactisch verantwoord blijken, mogen wij de sessie onderbreken of stopzetten. De opdrachtgever blijft de overeengekomen vergoeding verschuldigd, onder aftrek van niet geleverde delen waar passend.

Gegevensbescherming, GDPR
De opdrachtgever blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de aangeleverde deelnemerslijst, doel: organisatie, aanwezigheidslijst, certificaten. Wij verwerken die gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht en bewaren ze niet langer dan nodig.

Wij zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen klantenadministratie, bijvoorbeeld facturatie en planning. Gebruik van deelnemersgegevens voor marketing gebeurt alleen met geldige toestemming of een andere rechtsgrond. Verdere details staan in onze Privacyverklaring.

Btw-regeling en B2B-tarief
Tarieven worden exclusief btw opgegeven. Btw wordt aangerekend conform de wet. De algemene B2B-voorwaarden van artikel 5 zijn van toepassing.

 

9. Overmacht

Onder overmacht verstaan wij elke onvoorzienbare en onvermijdbare omstandigheid buiten de redelijke controle van een partij die de uitvoering van de overeenkomst verhindert of wezenlijk bemoeilijkt. Voorbeelden zijn:

• ernstige ziekte of ongeval

• grootschalige netwerk- of stroomuitval

• brand of waterschade

• overheidsmaatregelen of verboden

• epidemieën of pandemieën

Verkeersproblemen vallen in de regel niet onder overmacht.

De partij die zich op overmacht beroept:

• verwittigt de andere partij zo snel mogelijk, en

• levert op verzoek redelijk bewijs

Bij overmacht verplaatsen wij de afspraak kosteloos. Indien uitvoering binnen redelijke termijn onmogelijk blijkt of haar nut verliest, kan elke partij de overeenkomst of het nog uit te voeren deel kosteloos ontbinden via een eenvoudige schriftelijke melding.

In dat geval betalen wij ontvangen bedragen terug binnen 14 kalenderdagen, zonder inhouding van betalingsproviderkosten, onder aftrek van aantoonbaar reeds geleverde prestaties, waaronder voorbereiding, rapportering en andere collaterale werkzaamheden, voor zover wettelijk toegestaan. Bij gedeeltelijke uitvoering wordt pro rata afgerekend.

Deze regeling is wederkerig en doet geen afbreuk aan jouw wettelijke herroepingsrechten bij overeenkomsten op afstand, zie artikel 17.