PRIVACYVERKLARING PRAKTIJK ELPIDA

​

Versie: 31 augustus 2026

Praktijk Elpida hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens en aan vertrouwelijkheid.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Praktijk Elpida verwerkt, waarom dat gebeurt, hoelang gegevens worden bewaard, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten je hebt.

​

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR JE GEGEVENS?

Verwerkingsverantwoordelijke:

Eva Verween
Praktijk Elpida
Jan De Lichte 24
9090 Merelbeke-Melle
België

KBO: 0743.842.124
BTW: BE0743.842.124

E-mail: eva.verween@elpida.be

Praktijk Elpida heeft geen Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Vragen over de verwerking van persoonsgegevens of verzoeken in verband met je privacyrechten kunnen rechtstreeks via bovenstaand e-mailadres worden gericht.

​

2. OP WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens van onder meer:

• cliënten en voormalige cliënten;

• personen die een kennismakingsgesprek, intake of andere afspraak aanvragen;

• ouders, kinderen en andere gezins- of familieleden die bij een begeleiding betrokken zijn;

• deelnemers aan trajecten, webinars, opleidingen, supervisie of andere activiteiten;

• personen die een digitaal product, abonnement of andere dienst aankopen;

• professionals, opdrachtgevers en organisaties;

• personen die betrokken zijn bij een screening, re-integratietraject, contacthersteltraject of formele opdracht;

• personen van wie gegevens in het kader van een opdracht of dossier door een cliënt, opdrachtgever of andere bevoegde derde worden verstrekt;

• bezoekers en gebruikers van de website.

Niet iedere hieronder beschreven verwerking is op iedere persoon van toepassing.

 

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS KAN PRAKTIJK ELPIDA VERWERKEN?

Afhankelijk van je relatie met Praktijk Elpida kunnen onder meer volgende gegevens worden verwerkt.

​

IDENTIFICATIE- EN CONTACTGEGEVENS

Zoals:

• naam en voornaam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• adres, wanneer dit noodzakelijk is;

• geboortedatum, wanneer dit relevant is;

• gegevens over ouderlijk gezag, vertegenwoordiging of hoedanigheid, wanneer dat noodzakelijk is.

• ​

AFSPRAAK- EN CONTRACTGEGEVENS

Zoals:

• geboekte of aangevraagde diensten;

• datum, tijdstip, locatie en vorm van afspraken;

• boekings- en afspraakgeschiedenis;

• aanvaarde voorwaarden en gegeven toestemmingen;

• informatie over annuleringen, verplaatsingen, herroepingen en betalingen;

• gegevens over trajecten, abonnementen, tegoeden of andere overeenkomsten.

​

FACTURATIE- EN BETAALGEGEVENS

Zoals:

• facturatiegegevens;

• ondernemings- en btw-nummer;

• betaalstatus;

• transactie- en bestelgegevens;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor boekhouding en fiscale verplichtingen.

Praktijk Elpida ontvangt in principe geen volledige betaalkaartgegevens. Deze worden verwerkt door de betrokken betaalprovider.

 

INHOUDELIJKE DOSSIERGEGEVENS

Wanneer je gebruikmaakt van begeleiding of een inhoudelijke professionele dienst kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk of relevant zijn voor de opdracht, zoals:

• informatie die tijdens intake of begeleiding wordt verstrekt;

• professionele notities;

• doelen en verloop van de begeleiding;

• ingevulde vragenlijsten of opdrachten;

• correspondentie;

• documenten die je zelf bezorgt;

• relevante informatie uit overleg met derden;

• informatie die noodzakelijk is voor screening, rapportering of een specifieke opdracht.

​

BIJZONDERE EN GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS

De aard van het werk van Praktijk Elpida kan ertoe leiden dat gevoelige informatie wordt gedeeld, bijvoorbeeld over:

• lichamelijke of psychische gezondheid;

• trauma;

• relaties en gezinssituaties;

• partnergeweld of dwingende controle;

• seksualiteit;

• levensbeschouwelijke of andere persoonlijke overtuigingen;

• gerechtelijke procedures;

• mogelijke strafbare feiten;

• kinderen en hun welzijn.

Dergelijke gegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is voor het betrokken doel.

Praktijk Elpida vraagt cliënten om geen gevoelige informatie over zichzelf of anderen door te sturen die niet noodzakelijk is voor de begeleiding of opdracht.

​

COMMUNICATIE

Zoals:

• e-mails;

• berichten via formulieren;

• relevante administratieve communicatie;

• informatie over telefoongesprekken of online contacten voor zover die noodzakelijk wordt geregistreerd.

Sessies worden niet standaard opgenomen.

Wanneer een audio- of andere opname onderdeel is van een specifieke dienst of professioneel noodzakelijk is, worden vooraf afspraken gemaakt over het doel en gebruik ervan.

​

TECHNISCHE WEBSITEGEGEVENS

Bij gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;

• browser- en toestelgegevens;

• datum en tijdstip van bezoek;

• technische loggegevens;

• cookie- en toestemmingsgegevens;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor beveiliging en fraudepreventie.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technologie staat in het cookiebeleid en in de cookie-instellingen van de website.

 

4. WAAR KOMEN DE GEGEVENS VANDAAN?

Persoonsgegevens kunnen rechtstreeks van jou afkomstig zijn, bijvoorbeeld via:

• een online formulier;

• een boeking;

• e-mail;

• telefoon;

• een intake;

• een gesprek;

• een opdracht of vragenlijst;

• documenten die je bezorgt.

Gegevens kunnen ook afkomstig zijn van andere personen of instanties wanneer daar een geldige grond voor bestaat, bijvoorbeeld van:

• een ouder of andere gezinsbetrokkene;

• een advocaat;

• een rechtbank of andere opdrachtgever;

• een andere professional;

• een school;

• een hulpverlener;

• een organisatie of instantie;

• andere personen die rechtmatig informatie aan Praktijk Elpida verstrekken.

Wanneer informatie niet rechtstreeks bij jou werd verkregen, wordt steeds rekening gehouden met de toepasselijke informatieverplichtingen, het doel van de verwerking, vertrouwelijkheid en de rechten van alle betrokken personen.

 

5. WAAROM VERWERKT PRAKTIJK ELPIDA PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor welbepaalde doeleinden en op een passende rechtsgrond.

​

A. AFSPRAKEN, BOEKINGEN EN UITVOERING VAN OVEREENKOMSTEN

Gegevens worden verwerkt om:

• aanvragen te behandelen;

• afspraken in te plannen;

• diensten en trajecten uit te voeren;

• te communiceren over de uitvoering;

• betalingen en abonnementen te beheren;

• toegang tot aangekochte diensten of digitale inhoud te geven.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen die op jouw verzoek aan een overeenkomst voorafgaan.

​

B. BEGELEIDING, INTAKE EN PROFESSIONELE DIENSTVERLENING

Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover zij noodzakelijk zijn om de gevraagde begeleiding of professionele dienst zorgvuldig te kunnen uitvoeren.

Voor bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of andere gevoelige gegevens, wordt waar vereist gebruikgemaakt van uitdrukkelijke toestemming of van een andere toepasselijke rechtsgrond die de AVG uitdrukkelijk toestaat.

​

C. SCREENING, RE-INTEGRATIE, CONTACTHERSTEL EN FORMELE OPDRACHTEN

Wanneer Praktijk Elpida een specifieke opdracht uitvoert, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• voorbereiding en uitvoering van de opdracht;

• dossieranalyse;

• interviews of screenings;

• professionele verslaggeving;

• overleg binnen de grenzen van de opdracht;

• communicatie met een opdrachtgever of andere bevoegde betrokkene.

De rechtsgrond hangt af van de concrete opdracht en kan onder meer bestaan uit de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang, toestemming of de noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

Een mandaat of opdracht betekent niet automatisch dat alle beschikbare informatie mag worden verwerkt of gedeeld. Praktijk Elpida beperkt de verwerking tot wat relevant, noodzakelijk en rechtmatig is.

​

D. FACTURATIE EN BOEKHOUDING

Gegevens worden verwerkt om facturen op te maken, betalingen te verwerken en wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te leven.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting en, waar relevant, uitvoering van de overeenkomst.

​

E. VEILIGHEID, MISBRUIKPREVENTIE EN RECHTSVORDERINGEN

Gegevens kunnen worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is voor:

• beveiliging van de website en systemen;

• voorkoming of onderzoek van fraude of misbruik;

• handhaving van overeenkomsten;

• invordering van verschuldigde bedragen;

• behandeling van klachten of geschillen;

• vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten en rechtsvorderingen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en, waar toepasselijk, wettelijke verplichtingen of de specifieke AVG-grond voor rechtsvorderingen.

​

F. NIEUWSBRIEF EN MARKETING

Je ontvangt de elektronische nieuwsbrief van Praktijk Elpida alleen wanneer daarvoor een geldige toestemming is gegeven.

Je kan die toestemming op ieder moment intrekken via de uitschrijfmogelijkheid in de e-mail.

Je keuze om je wel of niet in te schrijven voor de nieuwsbrief heeft geen invloed op je mogelijkheid om cliënt te worden, een afspraak te boeken of een dienst aan te kopen.

​

G. WEBSITE EN COOKIES

Strikt noodzakelijke technische gegevens en cookies worden verwerkt om de website veilig en functioneel te laten werken.

Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën waarvoor toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd via de cookie-instellingen.

 

6. MOET JE PERSOONSGEGEVENS VERSTREKKEN?

Niet alle gevraagde gegevens zijn verplicht.

Voor een afspraak of overeenkomst zijn bepaalde basisgegevens echter noodzakelijk, bijvoorbeeld je naam, contactgegevens en gegevens die nodig zijn om de gekozen dienst correct uit te voeren en te factureren.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan Praktijk Elpida een aanvraag mogelijk niet verwerken of een dienst niet verantwoord uitvoeren.

Je bent niet verplicht méér inhoudelijke of gevoelige informatie te verstrekken dan noodzakelijk.

Wanneer bepaalde informatie professioneel noodzakelijk is om een dienst veilig of verantwoord te kunnen uitvoeren, kan het ontbreken daarvan wel betekenen dat Praktijk Elpida de betreffende dienst niet kan starten of voortzetten.

Toestemming voor marketing is altijd facultatief.

 

7. GEGEVENS OVER ANDERE PERSONEN

Bij begeleiding rond gezin, scheiding, geweld, ouderschap of contactverlies bevat informatie vaak ook gegevens over andere personen.

Praktijk Elpida verwerkt dergelijke gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is voor het doel van de begeleiding of opdracht.

Wanneer jij informatie over een andere persoon verstrekt, betekent dit niet dat die informatie automatisch als feit wordt beschouwd.

Informatie kan worden geregistreerd als informatie die door een bepaalde persoon werd meegedeeld.

Persoonsgegevens over derden worden niet zonder geldige grond aan anderen verstrekt.

 

8. MINDERJARIGEN

Bij verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen houdt Praktijk Elpida rekening met:

• leeftijd en maturiteit van de minderjarige;

• zijn of haar belangen en veiligheid;

• ouderlijk gezag en vertegenwoordiging;

• de aard van de begeleiding of opdracht;

• toepasselijke wettelijke regels;

• vertrouwelijkheid en de rechten van andere betrokkenen.

Een ouder of vertegenwoordiger heeft niet automatisch recht op iedere mededeling, persoonlijke notitie of informatie over een minderjarige of over andere personen.

Verzoeken om informatie of inzage worden steeds beoordeeld binnen het toepasselijke juridische en professionele kader.

 

9. MET WIE KUNNEN PERSOONSGEGEVENS WORDEN GEDEELD?

Praktijk Elpida verkoopt geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.

Mogelijke ontvangers of categorieën ontvangers zijn onder meer:

• IT-, hosting- en websiteleveranciers;

• agenda-, boekings- en formulierdiensten;

• e-mail- en cloudproviders;

• betaalproviders;

• boekhoudkundige dienstverleners;

• videoconferentie- of communicatieplatformen;

• leveranciers die noodzakelijk zijn voor digitale producten of ledenomgevingen;

• professionele adviseurs, zoals accountant, advocaat of verzekeraar;

• opdrachtgevers of mandaatgevers binnen de grenzen van een geldige opdracht;

• andere professionals of organisaties wanneer daarvoor toestemming of een andere geldige rechtsgrond bestaat;

• bevoegde overheden wanneer een wettelijke verplichting tot mededeling bestaat.

Dienstverleners krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taak en worden waar vereist contractueel gebonden aan passende gegevensbeschermingsverplichtingen.

Voor de website en online dienstverlening wordt onder meer gebruikgemaakt van Wix en, afhankelijk van de gebruikte dienst of geactiveerde functie, van betaal-, video-, analyse-, beveiligings- en communicatieleveranciers.

 

10. INTERNATIONALE DOORGIFTEN

Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldig juridisch mechanisme bestaat, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

• of andere wettelijk toegestane passende waarborgen.

Waar nodig worden aanvullende maatregelen genomen.

​

11. HOELANG WORDEN GEGEVENS BEWAARD?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke verplichtingen, bewijsbelangen en mogelijke rechtsvorderingen.

In beginsel hanteert Praktijk Elpida volgende termijnen:

​

CLIËNT- EN TRAJECTDOSSIERS

In beginsel maximaal 10 jaar na afsluiting van het dossier of het laatste inhoudelijke contact.

Een langere bewaring kan noodzakelijk zijn wanneer:

• een specifieke wettelijke bewaarplicht geldt;

• een opdracht of mandaat dat vereist;

• een gerechtelijke of andere procedure nog loopt;

• gegevens noodzakelijk blijven voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd waar dat passend is.

​

AANVRAGEN DIE NIET TOT EEN BEGELEIDING OF OPDRACHT LEIDEN

In beginsel maximaal 12 maanden na het laatste relevante contact, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor een geschil, klacht of andere gerechtvaardigde reden.

​

ADMINISTRATIEVE COMMUNICATIE

Zolang noodzakelijk voor de behandeling ervan en in beginsel maximaal 3 jaar na het einde van de betrokken relatie, tenzij de communicatie deel uitmaakt van een dossier of om een andere rechtmatige reden langer moet worden bewaard.

​

FACTUREN EN BOEKHOUDKUNDIGE DOCUMENTEN

Gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn, in beginsel 10 jaar.

​

MARKETINGGEGEVENS

Tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt.

Een minimaal gegeven kan daarna worden bijgehouden wanneer dit noodzakelijk is om ervoor te zorgen dat je niet opnieuw ongevraagd wordt ingeschreven.

​

VEILIGHEIDS- EN TECHNISCHE GEGEVENS

Niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie, rekening houdend met de configuratie en bewaartermijnen van de gebruikte systemen.

​

12. JOUW PRIVACYRECHTEN

Binnen de voorwaarden van de AVG kan je onder meer verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens;

• een kopie van je persoonsgegevens;

• verbetering van onjuiste gegevens;

• aanvulling van onvolledige gegevens;

• verwijdering van gegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdraagbaarheid van gegevens wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor vervuld zijn;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• intrekking van een toestemming.

Een toestemming intrekken heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden.

Ook betekent een verzoek om verwijdering niet automatisch dat alle gegevens onmiddellijk moeten of mogen worden gewist. Bepaalde gegevens kunnen bijvoorbeeld nog noodzakelijk zijn om wettelijke verplichtingen na te leven of rechtsvorderingen te kunnen instellen, uitoefenen of verdedigen.

Bij een verzoek kan Praktijk Elpida redelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren wanneer daar aanleiding toe bestaat.

Praktijk Elpida reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van een geldig verzoek.

Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan die termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Je wordt daarvan binnen de oorspronkelijke termijn op de hoogte gebracht.

Je kan een verzoek sturen naar:

eva.verween@elpida.be

​

13. INZAGE BETEKENT NIET AUTOMATISCH EEN VOLLEDIGE KOPIE VAN ALLE DOCUMENTEN

Het recht van inzage heeft betrekking op jouw persoonsgegevens.

Een dossier kan daarnaast ook bevatten:

• persoonsgegevens van andere personen;

• informatie die door derden vertrouwelijk werd verstrekt;

• informatie waarvan verstrekking de rechten en vrijheden van anderen zou aantasten;

• gegevens die onder een specifieke wettelijke uitzondering vallen.

Wanneer dat nodig is, kunnen dergelijke gegevens worden afgeschermd of kan een verzoek slechts gedeeltelijk worden ingewilligd.

Praktijk Elpida motiveert een beperking wanneer de wet dat vereist.

 

14. KLACHT OVER DE VERWERKING VAN JE GEGEVENS

Heb je een vraag of probleem over de verwerking van je persoonsgegevens, dan wordt gevraagd om eerst contact op te nemen via:

eva.verween@elpida.be

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

15. BEVEILIGING

Praktijk Elpida neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• ongeoorloofde toegang;

• verlies;

• misbruik;

• ongewenste wijziging;

• openbaarmaking;

• vernietiging.

Daarbij wordt onder meer gebruikgemaakt van toegangsbeveiliging, sterke authenticatie waar beschikbaar, beveiligde verbindingen, dataminimalisatie, beveiligde systemen en passende afspraken met dienstverleners.

Geen enkel digitaal systeem kan een absoluut veiligheidsrisico uitsluiten.

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, wordt beoordeeld welke maatregelen wettelijk noodzakelijk zijn. Wanneer de AVG dit vereist, wordt het datalek gemeld aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en, bij een hoog risico, aan de betrokken personen.

 

16. DIGITALE HULPMIDDELEN EN ARTIFICIËLE INTELLIGENTIE

Praktijk Elpida kan digitale hulpmiddelen, waaronder AI-ondersteunde toepassingen, gebruiken voor ondersteunende taken zoals:

• taal- en tekstbewerking;

• structurering;

• administratieve ondersteuning;

• voorbereiding van algemene psycho-educatieve of opleidingsmaterialen.

Dergelijke hulpmiddelen vervangen geen professionele beoordeling.

Praktijk Elpida neemt geen beslissingen over cliënten uitsluitend op basis van artificiële intelligentie of andere geautomatiseerde verwerking.

Wanneer persoonsgegevens in een digitale of AI-ondersteunde toepassing worden verwerkt, gelden dezelfde principes van noodzakelijkheid, dataminimalisatie, vertrouwelijkheid en passende beveiliging.

Identificeerbare of gevoelige cliëntgegevens worden niet zonder passende rechtsgrond en noodzakelijke waarborgen aan een externe AI-dienst verstrekt.

 

17. GEEN GEZAGHEBBENDE GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Praktijk Elpida gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering die voor jou rechtsgevolgen heeft of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

Professionele beoordelingen en beslissingen worden door een mens genomen.

 

18. COOKIES EN WEBSITE

De website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technische middelen.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt wanneer zij noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld:

• beveiliging;

• sessiebeheer;

• het functioneren van formulieren en boekingen;

• het onthouden van cookievoorkeuren;

• fraudepreventie;

• technische werking van de website.

Voor niet-strikt noodzakelijke cookies, zoals bepaalde analytische of marketingcookies, wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer de wet dat vereist.

Je kan niet-noodzakelijke cookies weigeren zonder dat je daardoor de gewone toegang tot de website verliest.

Je kan je keuze later opnieuw aanpassen via de functie “Cookie-instellingen” op de website.

De website draait op Wix. Afhankelijk van de geactiveerde websitefuncties kunnen ook diensten van onder meer betaal-, analyse-, media-, kaart-, beveiligings- en sociale-mediaproviders worden gebruikt.

De actuele technische informatie over gebruikte cookies, categorieën, doeleinden en bewaartermijnen wordt via de cookieverklaring en/of cookie-instellingen beschikbaar gesteld.

 

19. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Praktijk Elpida kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• de dienstverlening verandert;

• andere systemen of leveranciers worden gebruikt;

• de wetgeving wijzigt;

• of verduidelijking noodzakelijk is.

Bovenaan de pagina staat steeds de actuele versiedatum.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor een verwerking waarvoor opnieuw toestemming vereist is, wordt die toestemming opnieuw gevraagd.

 

20. CONTACT

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over persoonsgegevens en privacy:

Eva Verween
Praktijk Elpida
Jan De Lichte 24
9090 Merelbeke-Melle

E-mail: eva.verween@elpida.be